Propuesta de una nueva política de gastos en el proceso de transporte terrestre para empleados en Team Foods Colombia

Abstract

Team Foods Colombia es una empresa experta en lípidos con presencia en Chile, Colombia y México, países donde los aceites y las grasas hacen la diferencia. Se enfoca en el consumo masivo e industrial y cuenta, dentro de su portafolio, con marcas reconocidas como Campi, La Buena, Olivetto, Aceite Gourmet, Oliosoya, entre otras. Desde la gerencia administrativa, se realizó un análisis de los gastos de transporte terrestre, donde se encontró que no existe un proceso estructurado y confiable en el uso de taxis dentro de la compañía. Por esto razón, se planteó la pregunta problema: ¿Qué política es la más adecuada para optimizar la gestión de gastos en el proceso de transporte terrestre de los funcionarios de Team Foods Colombia? Para lograr establecer esta política, se realizó una investigación descriptiva-cualitativa y cuantitativa, usando herramientas como bases de datos de Team, entrevistas a profundidad y análisis de datos. Esto permitió hallar las causas de los gastos altos. Un ejemplo de ello fue la existencia de cifras redondeadas al momento de legalizar los gastos de taxis. Adicionalmente, se encontró que, a la hora de solicitar los reembolsos o anticipos, por parte de los empleados de Team, se generaban procesos lentos y difíciles de manejar para el área contable. En la búsqueda de alternativas de mejoras, se aplicó un benchmarking que permitió conocer las prácticas más eficaces de otras compañías en la gestión del gasto de transporte. Como resultado se encontró el uso de aplicaciones móviles que permitían tener control del gasto. Esto llevó a buscar distintos proveedores y evaluarlos de acuerdo a los siguientes criterios: cobertura, tiempo de respuesta, experiencia, oferta económica, carros y servicios. De acuerdo con esto, se concluyó que Easy Taxi cumple con los parámetros necesarios para cumplir con el modelo administrativo: planear, organizar, dirigir y controlar. Con esto se espera que Team genere un ahorro aproximado de 12% respecto al gasto del 2015.