Propuesta de un programa de gestión documental para la empresa Editorial Gazeta Ltda.

Abstract

El objetivo de este trabajo de grado es elaborar la propuesta de un Programa de Gestión Documental (PGD) para la Empresa Editorial Gazeta Ltda, de acuerdo a los lineamientos encontrados en la normatividad vigente y los conceptos teóricos propios de la gestión documental. En primer lugar, se empezó por resaltar la importancia de un PGD en las organizaciones, con el fin de que su información sea un activo el cual respalde decisiones de las Empresas, brinde seguridad y agilice procesos encaminados al cumplimiento de la misión y visión de la organización; además se planteó un contexto del Programa de Gestión Documental, considerando sus fases de desarrollo, requerimientos y la normatividad que lo regula. En segundo lugar, para conocer la Empresa a la que se le propone el PGD, se abordaron aspectos de sus componentes misionales y operativos mediante una breve reseña histórica de la litografía, resaltando aspectos de su historia como editorial, planeación estratégica, estructura organizacional e identificando la totalidad de los productos y servicios que oferta, así como su cultura organizacional. De igual forma, se realizó un reconocimiento completo de la Editorial y sus prácticas archivísticas, desde el punto de vista de los procesos archivísticos, lo que permite conocer algunas características y las necesidades de su gestión documental. Como metodología de este trabajo de grado, se optó por una entrevista, que permite conocer e identificar las necesidades de la Empresa y la percepción que tienen los empleados frente a la gestión documental. Esta encuesta se realizó a un total de 11 personas de diferentes cargos, la información obtenida resulta siendo significativa para la propuesta del PGD en el entendido que se pueden identificar los aciertos y carencias de la Editorial en materia de gestión documental. En consecuencia, se realizó un análisis de datos, teniendo en cuenta cada pregunta de la encuesta formulada y sus respectivas respuestas, las cuales hicieron parte del fundamento de la propuesta del PGD junto con la normatividad vigente. En la elaboración de la propuesta, se consideraron los procesos archivísticos, las necesidades y oportunidades de mejora para la Editorial; cada proceso fue abordado por su objetivo, alcance, las actividades a desarrollar con sus respectivos requerimientos de recursos y finalmente se enfatizó en la necesidad de definir las fases de implementación del PGD acompañadas de un cronograma. Por último, se formularon conclusiones generales acerca de la necesidad de un Programa de Gestión Documental armonizado con los propósitos y procesos de cada empresa y la importancia del trabajo colaborativo.