Procesos logísticos en la coordinación de servicios corporativos Redeban S.A : Automatización e integración de base de datos con Microsoft Excel

Abstract

Dentro de cada organización, independientemente de su tamaño, enfoque de mercado y cultura empresarial, la logística siempre desempeña un papel fundamental en relación con las diferentes tareas, áreas y equipos que la componen. Dentro de la empresa, esta área en particular se encarga de gestionar y distribuir la cantidad de capital, activos e información válida hacia el capital humano de la empresa o incluso hacia los proveedores; los aspectos principales de esta área concreta suelen ser la gestión de inventario, que se refiere a la recopilación y recolección de los diversos elementos necesarios para que los colaboradores tengan la capacidad de realizar sus tareas diarias y cumplir los objetivos establecidos en períodos a corto y largo plazo. Además, está directamente involucrada en la cadena de suministro de la producción en relación con la cantidad de demanda con la que la organización suele trabajar, cubriendo el inicio del proceso que comienza con la adquisición hasta la venta al por menor del producto o servicio. El último gran trabajo de la logística es la distribución, incluso si esta etapa se externaliza, típicamente en empresas de tamaño pequeño a mediano, hay todo un proceso con respecto al transporte del material al usuario final o al objetivo con el que trabaja la empresa. Esto no es una excepción en una empresa como Redeban S.A. La empresa tiene más de 30 años de experiencia, trabajando como una plataforma B2B para empresas pequeñas y grandes en toda Colombia, llevando nuevos e innovadores métodos de pago electrónico a sus clientes. A lo largo de años de desarrollo, se ha convertido en el líder del mercado de medios de pago electrónicos, teniendo una alta presencia en el territorio nacional, tratando de abarcar tanto terreno como sea posible, creando una red de clientes basada en la recopilación de bases de datos sobre información de transferencias como intermediario entre el cliente final y el banco al que están afiliados. En este caso, la logística juega un papel muy importante, aunque no sea parte directamente del núcleo de la industria. La coordinación se centra en responder a las necesidades de la fuerza laboral de la organización, proveedores y otras sedes ubicadas alrededor de Bogotá y las principales ciudades colombianas. Con la intención de afiliar la mayor cantidad de negocios locales y recopilar la información relacionada, los clientes de la empresa incluyen grandes multinacionales con presencia en el mercado nacional, hasta las conocidas tiendas de barrio, con el fin de fomentar un sistema de pagos electrónicos como una alternativa segura de los pagos de dinero en efectivo. Esto, lógicamente, requiere también un compromiso por parte los clientes al uso de productos y servicios para que juntos cumplan la visión establecida por la organización generando un beneficio y crecimiento bilateral. Entrando como tal al tema de distribución, gran parte de la fuerza laboral se reduce a los gestores y asesores de servicio. Al no ser un proceso de terceros, con el fin de reducir el poder de negociación en un instante fundamental para Redeban S.A, los colaboradores con los cargos mencionados anteriormente tienen el contacto directo con los clientes afiliados a las bases para responder de manera concreta y especializada según los requisitos y novedades presentadas. Los colaboradores involucrados en la logística centran sus esfuerzos en cumplir con las políticas de seguridad y orientación establecidas en la organización, cubrir los requisitos solicitados por las diferentes áreas para cumplir sus tareas diarias y realizar un seguimiento de los diferentes proveedores contratados y listados por la empresa. Para cubrir los tres aspectos mencionados anteriormente, la coordinación se divide en cuatro equipos diferentes, menos de los que se encuentran en las diferentes áreas. Cada uno de ellos cuenta con diferentes especialistas, dependiendo de las demandas técnicas de cada objetivo. Los miembros de cada equipo son responsables de comprender el proceso en el que trabajan los demás, para cubrir una necesidad en caso de ausencia y cubrirla de cualquier manera posible, fomentando la metodología SCRUM. La principal contribución de cada miembro de la coordinación es proporcionar una idea para optimizar el proceso de trabajo, reduciendo el tiempo promedio dedicado a cada tarea, integrando a cada uno de los equipos, ya que todos los procesos que se encuentran en el espacio de trabajo están, de alguna manera u otra, relacionados en cierta instancia. Esta contribución es un proyecto aparte de las tareas mensuales que deben cumplirse para mantener un proceso funcional dentro de la coordinación centrada en los objetivos establecidos para el informe anual. Como parte del proceso central en Redeban S.A, existe una gran recopilación de datos de transferencia e información de clientes. El principal problema que se encuentra en el área es la cantidad de bases de datos existentes, algunas de las cuales funcionan de manera mecánica, lo que aumenta el nivel de dificultad de las tareas diarias, en lugar de trabajar en base a una o pocas bases de datos principales que funcionen automáticamente, lo que lograría el objetivo principal de la logística, que es la optimización e integración de la labor en la organización. Se busca la mejora en el rendimiento del equipo de recursos físicos a partir de una integración y automatización de las bases de datos utilizadas a través de un proceso de investigación-acción, donde primero se pretende entender el uso exacto de cada una, ara después generar relaciones entre las mismas y de esa manera realizar una integración lógica y útil sin dejar a un lado la sencillez en la estructura para facilitar el uso a cualquier colaborador de la coordinación de servicios corporativos. Así mismo, se comunican los resultados del producto con los miembros del equipo con la finalidad de recolectar comentarios, recomendaciones, y puntos de mejora que permitan un continuo desarrollo centrando en las necesidades que presenta el equipo según la demanda hoy exigida. Bajo este mismo sentido, se pretende entender esfuerzos pasados que permitan guiar la investigación por un camino claro y no retomar errores ya presentados en propuestas pasadas. Palabras claves: Base de datos, optimización, logística, integración