Rediseño del proceso de viabilización del IPSE incorporando una herramienta tecnológica

Abstract

La estructuración, análisis de viabilidad, financiamiento, implementación y seguimiento de proyectos de solución energética en el Zonas No Interconectadas (ZNI) de Colombia (áreas del país sin acceso a la red nacional de energía eléctrica) es responsabilidad de diferentes actores y / o entidades gubernamentales. El Instituto de Planificación y Promoción de Soluciones Energéticas (IPSE) para las ZNI es una de las entidades encargadas de los procesos de estructuración (en algunos casos) y viabilización, etapas en las que se planifican y evalúan estos proyectos para garantizar una correcta puesta en marcha y su sostenibilidad en el tiempo. Sin embargo, el grupo de autores de la presente tesis, tras realizar un diagnóstico, encontró que la entidad tenía problemas cuando otros actores (como entidades territoriales, proveedores de servicios eléctricos o comunidades indígenas) se encargaban de estructurar y el IPSE de viabilizar. Estos problemas estaban relacionados con el incumplimiento con los requerimientos de los proyectos presentados por los estructuradores y la forma en que el IPSE llevaba a cabo el acompañamiento (actividad de apoyo a los estructuradores). Estos convergieron en un problema central relacionado con la gran cantidad de tiempo total del proceso de viabilización de principio a fin. Esto se traduce en diferentes consecuencias como el incumplimiento de metas institucionales, sobrecostos, pérdida de recursos, entre otros. Por tanto, este proyecto tiene como objetivo rediseñar el proceso de viabilización del IPSE mediante la incorporación de una herramienta tecnológica para dar respuesta a los problemas identificados y, así, abordar el problema central. El rediseño del proceso se ejecutó utilizando una metodología BPM para el rediseño de procesos denominada BPTrends. Esta está compuesta por un conjunto de etapas. En la primera etapa, el objetivo y los roles de las personas involucradas en el proyecto de rediseño fueron definidos. En la segunda, se realizó un diagnóstico del proceso para crear un modelo actual (AS IS) y se identificaron situaciones y limitaciones a la hora de realizar cambios en el mismo. En la tercera, se realizó el diagrama del proceso rediseñado (TO BE) y se definieron indicadores de gestión tanto para el control y seguimiento del proceso como para medir el impacto de la propuesta de rediseño. Este rediseño cumplió con las regulaciones de fondos de financiamiento a los que los proyectos aplican, las limitaciones externas del proceso y responde al problema central. En la cuarta, se evaluaron y compararon un conjunto de herramientas tecnológicas (sistemas BPM) y se incorporó el workflow del rediseño en Flokzu. Posteriormente, para medir el impacto del rediseño, se comparó el proceso actual (AS IS) con el proceso de rediseño (TO BE) a través de una herramienta de simulación llamada Bizagi Modeler, en la cual se simularon ambos procesos para comparar los resultados de los indicadores definidos. Para comparar los indicadores se realizaron pruebas estadísticas y se construyeron intervalos de confianza para la diferencia de medias en los que se obtuvo un aumento en el número de proyectos viabilizados, una reducción en el tiempo promedio de los reprocesos y, como respuesta al problema del trabajo de grado, se logró una reducción del tiempo promedio del proceso de viabilización. El resultado es un proceso rediseñado e incorporado en Flokzu para gestionarlo.