Modelo de buenas prácticas documentales para la gestión del correo electrónico en las organizaciones colombianas

Abstract

Hoy en día, el correo electrónico es una de las herramientas tecnológicas de información y comunicación más utilizadas por parte de las organizaciones públicas y privadas del sector colombiano. La cual, sirve de apoyo para el cumplimiento de las actividades de negocio, siendo un canal de comunicación que permite el intercambio de información a nivel interno y externo. Sin embargo, este resulta ser un medio que produce y recibe documentos electrónicos con alto valor probatorio para las organizaciones colombianas. En este sentido, el mensaje de correo electrónico y el conjunto de información que lo conforma, presenta las características propias de un documento electrónico de archivo. Con base en lo anterior, el correo electrónico resulta ser una herramienta crítica, que maneja información propia del negocio. De modo que, debe ser tratada bajo los principios y técnicas documentales correspondientes que, conllevan al desarrollo de un modelo de buenas prácticas documentales sustentado en casos de éxito y basado en las normas dictadas por el Archivo General de la Nación. Teniendo como resultado, la gestión centralizada y normalizada de la información que se genera por medio del correo electrónico en un sistema de gestión de documentos electrónicos, que asegura el buen funcionamiento del ciclo de vida documental y el acervo documental de una organización.