Rediseño para la optimización del proceso de titulación de los distintos programas de licenciatura y posgrados del ITESO

Abstract

El presente trabajo tiene como objetivo el desarrollo de una propuesta para el rediseño integral del proceso de titulación de los programas de licenciatura y posgrado del ITESO, orientado a la optimización de los tiempos operativos, la mejora de la experiencia y el fortalecimiento de la eficiencia administrativa del área de titulación con el impacto a las áreas que interactúan con esta. Este trabajo se enmarca en la planeación institucional quinquenal 2022–2026, la cual establece como eje prioritario la documentación, estandarización y automatización de los procesos de la dirección de servicios escolares.

A partir de un análisis del estado actual del proceso (“as-is”), se identificaron diversas áreas de oportunidad, entre las que destacan la dependencia de actividades manuales, la fragmentación de sistemas de información, la ausencia de criterios estandarizados en los procesos de titulación extemporánea, prolongados tiempos de espera y la limitada trazabilidad del trámite para los egresados. Para el diagnóstico, se emplearon herramientas de gestión por procesos como el modelado BPMN 2.0, el Value Stream Mapping, el Customer Journey Map, el análisis FODA y el diagrama de Ishikawa, junto con herramientas complementarias como entrevistas, observación directa y análisis de métricas históricas.

Con base en los hallazgos obtenidos, se diseñó un modelo propuesto (“to-be”) enfocado en la digitalización progresiva del proceso, la integración de sistemas de información, la automatización de notificaciones, la definición precisa de roles y responsabilidades, así como la implementación de un esquema de autoservicio dirigido a los egresados como plataforma única para el trámite. Esta propuesta contempla una reducción estimada del 30% en los tiempos de procesamiento, una disminución en el resguardo físico de títulos y una mejora sustancial en los mecanismos de comunicación y seguimiento del trámite.

En este sentido, la propuesta planteada sienta las bases para la transformación digital del proceso de titulación, en alineación con la estrategia institucional y con un enfoque centrado en la eficiencia, la transparencia y la experiencia del usuario.