Mejora de la gestión de cuentas por pagar con anticipos

Abstract

El Departamento de Finanzas se cuestionó el porqué del doble pago a proveedores que tenían anticipos en sus cuentas como consecuencia de algunas situaciones donde se pagó más de lo que se debía a estos terceros Se empezaron a buscar métodos de solución debido a que en estos casos especiales de cuentas por pagar los montos que se manejan en cuanto a transferencias de dinero son altos y con base en el pasado, nunca se había tenido un sistema que controlara estos anticipos entregados a proveedores. Se implementaron tres formatos de control en donde la información registrada sobre los proveedores que tenían anticipos debía ser concisa, contundente y completa: el primero tuvo como base informativa los contratos con proveedores a los cuales se les entregaban anticipos de pago: en dicha base de datos se registró información del proveedor y la fecha de firma de contrato, esto con el fin de que todos se informaran sobre qué proveedores se encontraban en este estado. El segundo formato tuvo una base de control más compleja que el primero con formatos condicionales que informaban el estado de cada uno de los contratos con proveedores basado en las fechas de caducidad del contrato y fechas de seguros de buen uso del anticipo. El tercer y último formato tuvo una base de datos de pago donde se evidenciaba la transferencia real de recursos monetarios a los proveedores con anticipos, con el fin de no generar pagos que superaran los montos acordados desde el inicio del contrato.